Vuokralainen laittaa viestiä: ilmastointi hurisee neuvotteluhuoneessa. Välität asian huoltoyhtiölle. Pari päivää menee, mitään ei tapahdu. Soitat perään.
Asia hoituu lopulta, mutta sinä käytit siihen kolme yhteydenottoa ja puoli tuntia. Pitäisikö tämä olla sinun työtäsi?
Samalla viikolla huomaat käytävällä, että siivous on jättänyt toivomisen varaa. Mietit ilmoittavasi siivousfirmalle, mutta viikko vaihtuu ja asia unohtuu. Kuukauden päästä vuokralainen nostaa saman asian esiin. Nyt se on reklamaatio, ei havainto.
Perjantaina bongaat laskun huoltoyhtiöltä. Summa tuntuu isolta. Sopimuksen perkaaminen veisi aikaa jota sinulla ei ole, joten maksat ja siirryt eteenpäin.
Yksikään näistä ei kaada taloa, mutta yhteen laskettuna ne vievät viikosta tunteja. Ja kukaan ei ole pyytänyt sinua tekemään tätä työtä. Sinusta on huomaamatta tullut kiinteistön arjen koordinoija, koska kukaan muu ei katso kokonaisuutta.
Miten kiinteistönhallinta palveluna hoitaa arjen koordinoinnin
Kun kiinteistöllä on manageri, ilmastointiasia hoituu ilman sinua. Ei siksi, että manageri itse kiipeää katolle, vaan siksi, että huoltoyhtiöllä on selkeä sopimus, sovitut reagointiajat ja yhteyshenkilö jonka kanssa manageri puhuu päivittäin.
Siivouksen taso ei pääse lipsumaan, koska joku seuraa sitä aktiivisesti. Ja laskuja ei makseta silmät kiinni, koska joku vertaa niitä siihen mitä on oikeasti sovittu.
Sinä saat raportin. Teet päätöksiä. Et selvitystyötä.
Meillä Kiinteistömanagerilla tähän kuuluu myös se, että tunnemme asiakkaidemme kohteet oikeasti. Käymme paikan päällä ja tiedämme miltä arki näyttää.
Miten seurata kiinteistöpalveluiden laatua
Huoltoyhtiölläsi on sopimus. Siivousfirmalla on sopimus. Vartioinnilla on sopimus. Mutta tiedätkö mitä niissä oikeasti lukee, ja vastaako todellisuus sovittua?
Et välttämättä tiedä, eikä se ole sinun vikasi. Kukaan ei ehdi joka kuukausi verrata sopimusta toteutukseen. Jokainen palveluntarjoaja toteuttaa sopimusta omalla tavallaan, mutta valvooko kukaan kokonaisuutta?
Saattaa olla, että sopimusta toteutetaan palveluntarjoajan ehdoin.
Laatu ei romahda yhdessä yössä. Se laskee hiljalleen. Siivous ohittaa yhden kerroksen. Huoltokierros lyhenee vähän. Vartioinnin raportti ei kerro mitään konkreettista. Puolen vuoden päästä tilanne on eri kuin sopimuksen alussa. Mutta koska muutos on ollut niin hidas, ei ole yhtä hetkeä jota osoittaa sormella.
Yleensä asian huomaa vasta, kun vuokralainen sanoo jotain.
Tähän liittyy mielenkiintoinen yksityiskohta: FacilitiesNetin mukaan noin 80 prosenttia vuokralaisten päivittäisistä kohtaamisista kiinteistössä tapahtuu huoltohenkilöstön kanssa. Se tarkoittaa, että vuokralaisen kokemus rakennuksesta riippuu pitkälti siitä, miten huolto toimii. Jos sitä ei seurata, kukaan ei oikeastaan seuraa vuokralaisten kokemustakaan.
Kiinteistömanageri tuntee sopimukset ja vertaa niitä todellisuuteen jatkuvasti. Kun poikkeama havaitaan, se käsitellään palveluntarjoajan kanssa suoraan ja ajallaan.
Pienet ongelmat jotka kasvavat kalliiksi kiinteistöissä
Parkkihallin katossa on kosteusjälki. Pieni, helppo ohittaa. Ehkä joku on nähnyt sen, ehkä ei. Kukaan ei ole kirjannut sitä ylös.
Vuosi myöhemmin jälki on levinnyt. Vesieriste on pettänyt ja kosteutta on rakenteissa. Korjaus maksaa kymmeniä tuhansia. Alkuperäinen vika olisi hoitunut murto-osalla siitä.
Tämä on klassinen esimerkki, mutta ei suinkaan ainoa. Kiinteistöissä pienet tekniset viat eivät korjaa itseään. Ne kehittyvät:
- Vetävä ikkuna nostaa energialaskua kuukausi toisensa jälkeen hiljalleen, ilman että kukaan yhdistää sitä yksittäiseen ikkunaan.
- Vilkkuva valaisin kertoo sähköviasta joka pahenee. Ensin se on häiriö, sitten turvallisuusriski.
- Takkuileva lukko on pieni vaiva käyttäjälle, mutta turvallisuusongelma jota kukaan ei ole priorisoinut.
- Kosteusjälki joka jää kirjaamatta moninkertaistaa korjauskustannukset, kun siihen lopulta tartutaan.
Kaikki nämä olisi helppo hoitaa ajoissa. Mutta ilman järjestelmällistä seurantaa ne jäävät roikkumaan.
Miten ennakoiva kiinteistöhuolto vähentää yllättäviä kuluja
Ero on yksinkertainen. Reagoivassa mallissa korjataan, kun jokin hajoaa. Ennakoivassa mallissa kirjataan havainnot, seurataan kehitystä ja toimitaan ennen kuin ongelma kasvaa.
Kiinteistömanageri ylläpitää kuvaa kiinteistön teknisestä kunnosta. Kun tarkastuskäynnillä huomataan jotain, se kirjataan ja arvioidaan: pitääkö toimia nyt vai riittääkö seuranta?
Kaikkea ei tarvitse välttämättä korjata heti, mutta mikään ei jää pelkän muistin varaan. Sinulla on tieto, ja sen pohjalta voit päättää mihin investoidaan ja milloin.
Toimitilakiinteistön energiakustannukset ja miksi ne kasvavat
Lämmitys, jäähdytys, ilmanvaihto ja valaistus vievät tyypillisesti 30–40 prosenttia toimitilakiinteistön kokonaiskustannuksista. Se on ylivoimaisesti suurin yksittäinen kuluerä.
KTI Kiinteistötiedon seurannan mukaan toimistokiinteistöjen ylläpitokustannukset ovat Suomessa lähes kaksinkertaistuneet 2000-luvulla. Nopeimmin ovat nousseet juuri energiakustannukset.
Silti harva tietää mihin raha oikeasti menee.
Yksittäisestä sähkölaskusta ei näe mitään. Kuva muodostuu vasta kun kulutusta seuraa kuukausien ajan ja vertaa sitä käyttöasteeseen, vuodenaikaan ja teknisten järjestelmien asetuksiin. Silloin aletaan huomata:
Ilmastointi pyörii iltaisin tyhjissä tiloissa. Lämmitys ei reagoi ulkolämpötilaan tarpeeksi nopeasti. Valaistusaikataulu on asetettu kerran ja unohdettu.
Ei mitään dramaattista. Pieniä tehottomuksia jotka toistuvat joka päivä ja tuottavat tuhansia euroja vuodessa.
Kun joku vertaa lukuja käyttöasteeseen ja asetuksiin säännöllisesti, säästökohteet löytyvät. Usein ne ovat pieniä muutoksia joilla on iso vaikutus vuositasolla.
Kiinteistön sopimukset, laskut ja raportointi
Tiedätkö mitä kiinteistösi sopimuksissa oikeasti lukee? Entä vastaako viime kuun lasku sovittua? Jos joudut miettimään, et ole yksin.
Miksi kiinteistöpalvelusopimukset eivät pysy ajan tasalla
Milloin viimeksi luit huoltosopimuksesi kokonaan läpi?
Useimmilla se on tehty vuosia sitten. Kiinteistön käyttö on voinut muuttua, palveluntarjoajan hinnat nousta ja sovittu sisältö jäädä jälkeen todellisista tarpeista. Mutta sopimus pysyy samana. Suhde on riittävän hyvä, eikä kukaan halua sotkea sitä nostamalla asioita pöydälle.
Se on inhimillistä, mutta se on myös kallista. Molemmat osapuolet tottuvat tilanteeseen ja sopimus muuttuu taustadokumentiksi.
Teknillisen korkeakoulun selvityksen mukaan kiinteistöpalveluista puuttuvat usein standardoidut palvelukuvaukset. Eli sopimuksessa ei välttämättä edes ole tarpeeksi tarkkaa kuvausta siitä, mitä palvelun kuuluisi sisältää. Siinä vaiheessa on vaikea vaatia laatua, kun vertailupohjaa ei ole.
Kiinteistömanageri pitää huolen sopimuksista. Sopimukset luetaan, verrataan arkeen ja niitä päivitetään, kun tilanne muuttuu.
Kiinteistön laskut joita kukaan ei vertaa sopimuksiin
Huoltoyhtiö, siivousfirma, vartiointi, mahdollisesti muita. Jokaiselta tulee lasku, jokainen maksetaan erikseen. Kukaan ei välttämättä mieti tai vertaa niitä.
Yksittäinen ylimääräinen rivi on pieni summa. Mutta kun kuukausi toisensa jälkeen usean palveluntarjoajan laskut menevät läpi ilman vertailua sopimuksiin, kustannukset nousevat hiljalleen. Puolen vuoden päästä maksat enemmän kuin vuosi sitten, etkä tiedä miksi.
Kun sama ihminen tietää mitä on sovittu ja mitä on toimitettu, turhat kulut erottuvat nopeasti.
Miksi kiinteistön raportointi jää epätarkaksi
Kiinteistön tilannekatsaus pitäisi saada kasaan ensi viikoksi. Avaat sähköpostin, selaat huoltoyhtiön viestejä, kaivat laskuja ja yrität muistaa mitä viime kuussa oikein tapahtui.
Se on raskasta, ja lopputulos on usein enemmän arvio kuin tarkka kuva.
Raportointi on arvokasta vasta kun se perustuu tietoon jota kerätään jatkuvasti. Ei silloin kun deadline on huomenna. Kiinteistömanageri rakentaa raportoinnin osaksi arkea. Tieto kertyy sitä mukaa kun asioita hoidetaan, ja raportti on yhteenveto siitä mitä on jo tehty. Ei erillinen projekti.
Kiinteistön strateginen kehittäminen ja miksi se jää tekemättä
Tähän asti olemme puhuneet kiinteistön arjesta. Huollosta, siivouksesta, sopimuksista, laskuista ja energiasta. Ne kaikki ovat operatiivista työtä, ja ne pitää hoitaa.
Kiinteistön pyörittämiseen kuuluu kuitenkin myös isompia kysymyksiä.
Ovatko vuokrasi markkinatasolla? Onko kiinteistössäsi jotain johon kannattaisi investoida nyt, ennen kuin siitä tulee kallis pakko? Millaisia vuokralaisia haluat, ja houkutteleeko kiinteistösi heitä?
Nämä ovat kysymyksiä joihin ei ole oikeita vastauksia valmiina. Ne vaativat aikaa, pysähtymistä ja kokonaiskuvan hahmottamista. Ja juuri se aika puuttuu, kun viikot kuluvat arkeen.
Samaan aikaan vuokralaisten odotukset muuttuvat. Se mikä riitti viisi vuotta sitten ei välttämättä riitä enää. Leesmanin tutkimusten mukaan joka neljäs toimistotyöntekijä ei ole toimistollaan tyytyväinen edes perusasioihin, kuten työtuoliin tai työpöytään.
Tämän tyyppiset asiat jäävät helposti miettimättä, kun päivät täyttyvät operatiivisista asioista. Strategiset päätökset siirtyvät seuraavalle viikolle, sitten seuraavalle, ja lopulta niistä tulee kiireellisiä.
Kun arjen pyörittäminen on jonkun muun vastuulla, ehdit myös miettiä eteenpäin. Varsinkin kun käsissäsi on järjestelmällisesti kerätty tieto kiinteistösi tilanteesta. Se on kiinteistönhallinnan toinen kerros, ja usein se arvokkaampi.
Nyt sinulla on todennäköisesti aika hyvä kuva siitä, mitä kiinteistönhallinta palveluna tarkoittaa käytännössä. Koostetaan vielä kuitenkin kaikki yhteen. Siis:
Soitat huoltoyhtiölle kolme kertaa ennen kuin yksi asia hoituu. Turhauttavaa.
Vuokralainen valittaa, kun rappua ei ole siivottu. Noloa.
Maksat laskun jota et ehtinyt tarkistaa. Kallista.
Kasaat raportin perjantaina sähköposteista ja muistista. Raskasta.
Kosteusjälki katossa odottaa, koska kukaan ei kirjannut sitä ylös. Riskialtista.
Energialasku kasvaa, mutta et tiedä miksi. Turhaa.
Jos tämä kuulostaa liiankin tutulta, kiinteistömanageri järjestää.