Onko kiinteistösi hallinta hallinnassa? (Heh.)
Perinteisesti kiinteistö tarvitsee esimerkiksi kiinteistöhuoltoa, siivousta, ulkoalueiden hoitoa, vartiointia ja jätehuoltoa.
Miten hallinta kannattaa järjestää, riippuu esimerkiksi omasta ajasta ja siitä, kuinka paljon itse haluaa pitää lankoja käsissä.
Tässä artikkelissa käydään läpi, millaisia vaihtoehtoja kiinteistön hallintaan on, milloin ulkoistaminen kannattaa ja mitä kannattaa huomioida, jos päätät ulkoistaa.
Vaihtoehdot kiinteistön hallintaan
Kiinteistön hallinnan voi järjestää kolmella tavalla.
Hoidat itse. Olet valmis käyttämään omaa aikaa. Sopimukset, palveluntarjoajat, laskut ja vuokralaisten yhteydenotot ovat vastuullasi.
Palkkaat kiinteistöpäällikön. Hallinta pysyy omassa organisaatiossa, ja sen hoitamiseen on oma työntekijä.
Ostat hallinnan palveluna. Kiinteistömanageri hoitaa hallinnan puolestasi ja raportoi sinulle. Kevyimmillään manageri hoitaa sopimukset ja seuraa palveluntarjoajia, laajimmillaan hän suunnittelee myös investoinnit ja edustaa sinua vuokraneuvotteluissa.
Milloin kiinteistönhallinnan ulkoistaminen kannattaa
Ulkoistaminen kannattaa yleensä silloin, kun hallinnasta on liikaa työtä hoidettavaksi muun työn ohessa, mutta liian vähän omalle kiinteistöpäällikölle.
Kiinteistön hallinta palveluna maksaa tyypillisesti 800–4 000 euroa kuukaudessa laajuudesta riippuen, kun taas oma kiinteistöpäällikkö maksaa sivukuluineen reilusti yli 6 500 euroa. Oma työntekijä kannattaa vasta, kun kiinteistöjä on niin paljon, että hallinnasta riittää hänelle kokoaikainen työ.
Kun kiinteistön hallinta ei ole oma tai oman työntekijän päätoiminen työ, on vaikeaa olla tekemättä kompromisseja työn laadussa. Palveluita kilpailutetaan ja sopimuksia neuvotellaan harvoin, joten omistajalle ei ehdi kertyä niistä kokemusta. Kiinteistömanagerille ne ovat päivittäistä työtä.
Jos kiinteistössä on yksi vuokralainen ja muutama palvelusopimus ja hoidat asiat mielelläsi, ulkopuolista hallintaa ei välttämättä tarvita. Apua voi silloinkin ostaa yksittäisiin töihin, kuten palveluiden kilpailutukseen tai tilamuutoksiin.
Huomaa kuitenkin, että puutteet eivät aina näy päällepäin.
Tunnemme esimerkiksi yhdistyksen, joka oli vuokrannut omistamansa liikerakennuksen tiloja vuosikymmeniä, ja kaikki tuntui toimivan. Rakennusta hallinnoi oma kiinteistötoimikunta, joka koostui vapaaehtoisista jäsenistä.
Vuokratulot eivät kuitenkaan riittäneet kaikkiin korjauksiin, ja rakennus oli vuosien mittaan päässyt rapistumaan.
Vuosia puhuttiin, että vuokrasopimukset ja vuokrat pitäisi päivittää ja ehkä palkata kiinteistönhallintayritys, mutta mitään ei tehty. Kun toimikuntaan tuli nuorempia jäseniä, he pyysivät apua kiinteistöalan juristilta.
Selvisi, että vuokrauskäytännöt muistuttivat enemmän asuntojen vuokraamista ja vuokrat olivat kaukana markkinahinnoista.
Juristin arvion mukaan kiinteistönhallinnan ammattilaisen kanssa vastaavia virheitä ei olisi syntynyt ja tulot olisivat kattaneet palkkion moninkertaisesti.
Mitä huomioida, jos ulkoistat kiinteistön hallinnan
Moni hoitaa kiinteistön hallinnan itse, koska pelkää menettävänsä otteen omaan kiinteistöönsä. Usein kyse on kuitenkin enemmänkin hallinnan tunteesta. Kun päätösvallasta ja raportoinnista sovitaan selkeästi, pysyt ajan tasalla ja osallistut kiinteistösi olennaisiin päätöksiin.
Ennen kuin teet sopimuksen kiinteistönhallinnan ulkoistamisesta, kannattaa selvittää ainakin nämä asiat:
- Päätösvalta. Mistä manageri päättää itse ja mitkä asiat tuodaan sinulle? Korjauksille voi esimerkiksi sopia euromääräisen rajan, jonka ylittävät tilaukset hyväksyt itse.
- Raportointi. Pyydä nähtäväksi esimerkki raportista. Raportista pitää selvitä kiinteistön tilanne ilman, että joudut soittamaan perään.
- Hinnan sisältö. Mitä kuukausihintaan sisältyy ja mitä laskutetaan erikseen? Tarjousten vertailusta kerrotaan tarkemmin artikkelissamme Kiinteistönhallinta hinta: miten hinta muodostuu.
- Nykyiset palveluntarjoajat. Huoltoyhtiötä tai siivousyritystä ei tarvitse vaihtaa sen takia, että hallinta ulkoistetaan. Manageri ottaa nykyiset sopimukset hallintaansa ja seuraa, että niitä noudatetaan.
- Sopimuksen kesto. Onko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa, ja kuinka pitkä on irtisanomisaika?
Jos ulkoistaminen tuntuu ajankohtaiselta, hyvä ensimmäinen askel on käydä kiinteistön nykytila läpi: sopimukset, palveluntarjoajat ja kiinteistön kunto. Meillä Kiinteistömanagerilla tällainen kartoitus on maksuton eikä sido mihinkään. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mikä sinun kiinteistöllesi sopii.
