Toimitilakiinteistö tarvitsee tavallisesti esimerkiksi kiinteistöhuoltoa, siivousta, ulkoalueiden hoitoa, vartiointia ja jätehuoltoa.
Useimmiten palvelut ostetaan ulkopuolisilta palveluntarjoajilta.
Palveluntarjoaja voi tarjota vain osan palveluista. Hyvänä esimerkkinä tästä ovat kiinteistönhuoltoon erikoistuneet yritykset. Osa palveluntarjoajista taas tarjoaa kaiken saman katon alta.
Kiinteistön päivittäisen hallinnan ulkoistamiseen hyvä kumppani on kiinteistömanageri, joka hoitaa esimerkiksi hallinnolliset vastuut, sopimukset ja huolehtii kiinteistön arjesta.
On siis hyvä aloittaa tunnistamalla haluaako itse vertailla toimijoita ja sopimuksia, vai sopisiko oman kiinteistön hallinta ammattilaiselle.
Jos et ole varma, on hyvä kysyä neuvoa kiinteistömanagerilta.
Miten kumppani valitaan
- Tarpeiden selvittäminen: nykyiset palvelut ja niiden toimivuus.
- Palvelukuvaus: mitä palveluita halutaan, kuinka usein ja millä laatutasolla.
- Tarjouspyyntö: palvelukuvaus, kiinteistön tiedot ja aikataulu.
- Tarjousten vertailu: hinta, sisältö ja palveluntarjoajan luotettavuus.
- Sopimus: neuvottelut ja kirjalliset ehdot.
- Laadun seuranta: raportit, tarkastukset ja säännölliset tapaamiset.
Tarpeiden selvittäminen
Ennen kuin palveluntarjoajia aletaan kilpailuttaa, kannattaa selvittää, mitä kiinteistö oikeasti tarvitsee. Kilpailutus tulee usein ajankohtaiseksi, kun kustannuksia halutaan tarkistaa, palvelun laatuun ei olla tyytyväisiä tai kiinteistön tarpeet ovat muuttuneet.
Selvityksessä on hyvä käydä läpi, mitä palveluita kiinteistössä on nyt käytössä, kuka ne tuottaa ja kuinka usein. Samalla kannattaa kirjata, mikä toimii ja mikä ei, ja kuulla myös vuokralaisten kokemuksia.
Selvitys voi myös paljastaa, ettei palveluita tarvitse lainkaan kilpailuttaa. Nykyistä sopimusta voi usein muuttaa, ja jos palveluntarjoaja on pääosin hyvä, se voi olla jopa edullisin ratkaisu.
Palvelukuvaus
Kun kiinteistölle aletaan hankkia uutta palveluntarjoajaa tai selventää sopimusta nykyisen toimijan kanssa, on hyvä luoda palvelukuvaus.
Palvelukuvauksessa kerrotaan, mitä palveluita kiinteistölle halutaan hankkia, kuinka usein töitä tehdään ja millä laatutasolla. Kun kaikki palveluntarjoajat saavat saman kuvauksen, ne hinnoittelevat samat asiat ja tarjouksia voi verrata keskenään.
Palvelukuvauksen voi jakaa esimerkiksi näihin tehtäväryhmiin:
- ennakoiva huolto ja kiinteistönhoito
- talotekniset tehtävät
- määräaikaishuollot ja -tarkastukset
- siivous
- ulkoalueiden hoito
- vartiointi
Jokaisesta tehtävästä on hyvä kirjata, mitä tehdään, kuinka usein ja mihin laatutasoon pyritään. Mitä tarkempi kuvaus on, sitä vähemmän sopimuskaudella syntyy erimielisyyksiä siitä, mikä kuuluu hintaan.
Tarjouspyyntö
Jos tarvitaan uusi kumppani tai vanha halutaan vaihtaa, tulee ajankohtaiseksi lähettää tarjouspyyntöjä. Tarjouspyyntöön on hyvä liittää palvelukuvaus sekä kirjata kaikki, mitä palveluntarjoaja tarvitsee tarjouksen tekemiseen:
- kiinteistön perustiedot, kuten tekniset järjestelmät, siivottavat tilat ja ulkoalueet
- milloin kiinteistöön voi tutustua
- mihin mennessä tarjous on jätettävä
- millä perusteilla tarjoukset arvioidaan
- vastuunjako palveluntarjoajan, omistajan ja vuokralaisten välillä
- milloin sopimus alkaa
Kilpailutukseen kannattaa varata riittävästi aikaa, ja palveluntarjoajan vaihto on hyvä ajoittaa talvikauden jälkeen.
Tarjousten vertailu
Kun tarjoukset ovat saapuneet, niitä kannattaa vertailla huolellisesti. Vertailussa on hyvä kiinnittää huomiota ainakin näihin asioihin:
- mitä hintaan kuuluu ja mitä laskutetaan erikseen
- kuinka nopeasti vikailmoituksiin reagoidaan
- kuka hoitaa kiireelliset viat iltaisin ja viikonloppuisin
- millainen koulutus ja kokemus työntekijöillä on
Osa palveluntarjoajista tuottaa saman sopimuksen alla useita palveluita, esimerkiksi sekä huollon että siivouksen. Koska kokonaisuudet vaihtelevat paljon, tarjouksesta on tärkeää selvittää myös, kuka valvoo työn laatua.
Lisäksi on syytä varmistaa, että yritys maksaa veronsa ja eläkemaksunsa ja noudattaa työehtoja. Jos sopimuksen arvo on vähintään 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa, tarkistus on tilaajavastuulain mukaan pakollinen.
Sopimus
Kun itselle sopivimmat palveluntarjoajat on tunnistettu, on hyvä avata neuvottelut. Neuvotteluissa voi käydä läpi tarjousten epäselvät kohdat ja sopia ehdoista.
Sopimus kannattaa aina tehdä kirjallisena. Siihen on hyvä kirjata ainakin:
- palvelukuvaus
- vastuunjako
- hinnat ja lisätöiden hinnoittelu
- reagointiajat
- sopimuksen kesto
- miten toimitaan, jos työ ei vastaa sovittua
Uuden palveluntarjoajan kanssa kannattaa aloittaa määräaikaisella sopimuksella.
Laadun seuranta
Kun sopimus on tehty, on tärkeää seurata, että palveluntarjoaja tekee työt sovitusti.
Laatua voi seurata esimerkiksi raporttien, tarkastuskäyntien ja käyttäjiltä tulevan palautteen avulla. Säännöllisissä tapaamisissa palveluntarjoajan kanssa on hyvä käydä läpi, mikä toimii ja mitä pitäisi muuttaa.
Kumppanin valinta kiinteistömanagerin avulla
Kiinteistöpalveluita kilpailutetaan harvoin, joten omistajalle ei yleensä ehdi kertyä siitä kokemusta. Siksi kilpailutuksessa ja sopimusten hoitamisessa kannattaa käyttää apuna ammattilaista.
Kiinteistömanageri toimii omistajan ja palveluntarjoajien välissä. Se kilpailuttaa palvelut, neuvottelee sopimukset ja valvoo, että työt tehdään sovitusti. Lisäksi manageri käy kiinteistössä säännöllisesti ja raportoi omistajalle kiinteistön tilanteesta.
