Suomalainen turvallisuuskeskustelu on muuttunut nopeasti.
Droonihavainnot, viranomaisvaroitukset ja poikkeusoloskenaarioiden yleistyminen julkisessa keskustelussa ovat nostaneet esiin kysymyksiä, joita kiinteistönomistajat eivät aiemmin ole joutuneet miettimään arjessaan.
Mutta nyt on aika miettiä.
Mitä tapahtuu, kun viranomainen kehottaa jäämään kotiin?
Kuvittele tilanne: viranomaiset kehottavat aamupäivällä ihmisiä pysymään sisätiloissa. Toimistollesi on tulossa 50 työntekijää. Osa on jo matkalla, osa kotona seuraamassa uutisia.
Kuka viestii vuokralaisillesi? Kuka päättää, suljetaanko kiinteistö? Kuka varmistaa, että ilmanvaihto, lukitus ja hälytysjärjestelmät toimivat oikein tilanteessa, johon ei ole varauduttu?
Jos vastaus näihin kysymyksiin on ”en tiedä” tai ”selvitellään sitten kun tilanne tulee”, valmiussuunnitelma puuttuu.
Kulunvalvonta paljastaa haavoittuvuudet
Toinen konkreettinen kysymys liittyy kulunvalvontaan. Monessa toimistokiinteistössä aula on miehitetty päiväsaikaan, ja sen varaan on rakennettu iso osa turvallisuudesta.
Mutta entä kun aulassa ei ole ketään?
Avautuvatko ovet automaattisesti ilman valvontaa? Pystyykö ulkopuolinen kulkemaan sisään hallitsemattomasti poikkeustilanteessa, kun henkilöstö ei ole normaalisti paikalla? Toimiiko järjestelmä turvallisesti myös silloin, kun kukaan ei ole paikan päällä ohjaamassa?
Nämä eivät ole teoreettisia kysymyksiä. Ne ovat käytännön kiinteistöhallinnan peruskysymyksiä, jotka tulee testata ennen kuin tilanne syntyy.
Hyvä kiinteistöhallinta tarkoittaa myös varautumista
Perinteisesti kiinteistömanagerin tehtävä on liitetty huollon koordinointiin, siivoukseen ja vuokralaisten arkisiin palvelupyyntöihin. Nämä ovat edelleen tärkeitä.
Mutta turvallisuusympäristön muutos tarkoittaa, että hyvän kiinteistöhallinnan on ulotuttava myös poikkeusoloihin. Tämä tarkoittaa käytännössä kolmea asiaa:
Valmiussuunnitelma – Kirjallinen toimintamalli sille, miten toimitaan, kun arki keskeytyy äkillisesti. Kuka päättää, kuka viestii, miten kriittiset järjestelmät turvataan.
Kulunvalvonnan auditointi – Käytännön tarkistus siitä, miten kiinteistön ovet ja kulkureitit käyttäytyvät eri skenaarioissa. Myös silloin, kun henkilöstöä ei ole paikalla.
Viestintävalmius – Selkeä kanava ja vastuuhenkilö, joka tavoittaa vuokralaiset nopeasti tilanteen muuttuessa.
Varautuminen poikkeusoloihin kartoituksella
Varautuminen ei tarkoita massiivisia investointeja tai monimutkaisia järjestelmiä. Usein kyse on siitä, että olemassa olevat järjestelmät tarkistetaan, vastuut kirjataan ylös ja toimintamallit sovitaan etukäteen.
Se on huomattavasti halvempaa kuin reagoida kriisin keskellä.
Haluatko tietää, miten kiinteistösi on varautunut poikkeusoloihin? Kiinteistömanageri tarjoaa maksuttoman kiinteistökartoituksen, jossa käymme läpi myös turvallisuuden ja varautumisen näkökulmat.
