Jos toimistolla on vaikea keskittyä, neuvottelutilat eivät toimi tai arki tuntuu hankalalta, vaihtoehto ei ole enää pelkkä valitus. Monelle työntekijälle vaihtoehto on jäädä seuraavana päivänä kotiin.
Tämä on toimitilan omistajalle olennainen muutos. Huono toimistokokemus ei näy vain palautteena, vaan myös siinä, miten tilaa käytetään.
Työterveyslaitoksen mukaan hybridityöntekijät ovat toimistolla tyytymättömiä erityisesti samoihin asioihin kuin ennenkin: työrauhaan ja tilojen käytettävyyteen. Nykyään tyytymätön työntekijä voi valita etätyön huonosti palvelevan toimiston sijaan.
Siksi toimitilan tärkeimmät asiat vuokralaisen näkökulmasta ovat usein hyvin tavallisia asioita. Ne ratkaisevat, tuntuuko toimistolle tuleminen järkevältä.
1. Työrauha
Klassinen ongelma: töissä ei pysty tekemään töitä. Joku puhuu puhelimessa, työkaverit juttelevat vieressä.
Jos keskittymistä vaativa työ onnistuu paremmin muualla kuin toimistolla, työrauha ei ole kunnossa. Silloin toimisto jää helposti paikaksi, johon tullaan vain pakollisia palavereita varten.
Työrauha syntyy siitä, että puheelle, palavereille ja rauhalliselle työlle on omat paikkansa.
2. Ilmanvaihto ja lämpötila
Suurin osa meistä on ollut toimistossa, jossa ilma muuttuu iltapäivällä raskaaksi tai neuvotteluhuoneessa tulee tukala olo heti, kun sinne tulee useampi ihminen.
Tilan käyttäjä ei mieti, onko kyse säädöistä, kuormituksesta vai tekniikasta. Hän miettii, ettei tilassa ole hyvä olla.
Omistajan kannattaa seurata, palaavatko samat huomiot samoista tiloista. Jos yksi huone on aina liian kuuma tai tietty kerros tuntuu jatkuvasti tunkkaiselta, kyse ei ole enää yksittäisestä palautteesta.
3. Toimivat neuvottelutilat
Moni tulee toimistolle juuri siksi, että siellä tavataan muita. Siksi neuvottelutilojen pitää toimia ilman säätöä.
Jos näytön kanssa menee palaverin ensimmäiset kymmenen minuuttia tai ääni ei kuulu etäosallistujille, tila syö omaa tarkoitustaan. Sama pätee vieraisiin. Jos asiakas ei löydä perille, vaikutelma syntyy ennen kuin tapaaminen alkaa.
4. Helppo saapuminen
Jos paikalle on hankala tulla, tekee helposti mieli jättää tulematta.
Kohteesta riippuen helppous voi tarkoittaa julkisia yhteyksiä, pysäköintiä, pyöräpaikkoja, kulkuoikeuksia, opasteita tai vieraiden vastaanottoa.
Hankala saapuminen tekee jokaisesta toimistopäivästä raskaamman.
5. Siisteys ja yleisilme
Siisteydestä puhutaan usein vasta, kun se pettää. Likainen aula, epäsiistit WC-tilat tai roskat yhteisissä tiloissa antavat nopeasti tunteen, ettei kiinteistöstä pidetä huolta.
Tilan käyttäjälle ja vieraalle yleisilme kertoo, millaisessa paikassa ollaan.
6. Selkeä tapa hoitaa ongelmat
Hyvässäkin toimitilassa tulee vikoja. Tilan käyttäjälle ratkaisevaa on, että palautteen antaminen on helppoa ja siihen reagoidaan.
Jos samasta ongelmasta joutuu huomauttamaan monta kertaa, moni lakkaa lopulta huomauttamasta. Silloin omistajalle voi näyttää siltä, että valituksia ei ole, vaikka käyttäjät ovat vain luovuttaneet.
Hyvässä toimitilassa ongelmat eivät jää käyttäjän vastuulle. Käyttäjä tietää, mihin palaute annetaan, ja omistaja saa tiedon ennen kuin pienestä asiasta tulee pysyvä harmi. Jos sama asia jää käyttäjän vastuulle viikosta toiseen, kyse ei ole enää yksittäisestä viasta vaan arjen koordinoinnista.
Tärkeintä on, että tila tekee toimistopäivästä helpomman, ei vaikeamman. Toimiva toimitila antaa syyn tulla paikalle, huonosti toimiva tila antaa syyn jäädä pois.
